Hasta ahora la factura era un papel en el que se incluían los datos relativos a un pago sobre un bien o un servicio. Con la llegada de la digitalización, este documento, fundamental para las empresas y negocios, se encuentra inmerso en una transición. Del formato analógico, es decir en papel, a la factura electrónica, en formato digital. Los consumidores poco o nada sabemos al respecto de esta nueva forma de realizar el documento, por lo que hemos decidido acercarnos al mundo de la facturación digital para entender el porqué de su obligatoriedad.
Este formato de factura, asoma poco a poco en el horizonte, acercándonos al momento de la jubilación de la factura tradicional. Llegado el día, la factura electrónica, dará inicio a una nueva etapa, el reinado tributario del que será consorte. En otras palabras, dentro de poco tiempo, las empresas y autónomos ser verán obligadas a pasarse a la facturación electrónica.
Aunque se acerca a pasos cada vez más agigantados, aunque todavía de forma paulatina, existen numerosas dudas, habladurías y confusión al respecto. Tratándose como se trata de un tema de gran importancia, sobre todo para los profesionales, principales interesados en tener claro cómo funciona. Cumplir con el fisco es fundamental para los empresarios y autónomos y, conocer todo lo necesario sobre la factura digital resulta esencial en este momento. Gracias a ERPLoop, un programa integral de facturación, hemos podido conocer más a fondo lo relativo a la factura electrónica.
Si tienes un negocio o empresa, sigue leyendo para conocer al detalle en que consiste la facturación electrónica y como debe implementarse en los negocios. Familiarizarse con este tipo de facturación resulta indispensable para poder cumplir con la normativa y las leyes fiscales que están por llegar.
Detalles que hacen la diferencia
Una factura electrónica no es muy diferente de una física. Se trata de una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Algo que hacemos desde hace años adquiriendo productos por internet, por ejemplo. Se trata por lo tanto, de un documento oficial que se genera por medios informáticos y sirve como prueba de un intercambio de bienes o servicios. Aunque es bastante similar a la factura tradicional conviene analizar algunos detalles.
Los elementos que conforman este tipo de facturas, incluyen los mismos datos que las tradicionales, es decir los datos siguientes:
- Número de factura y serie si se aplica.
- Datos identificativos del emisor y el receptor.
- NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Fecha o periodo de prestación de servicios.
- Concepto o descripción de las operaciones.
- Base imponible.
- Tipo impositivo e impuestos aplicables.
- Precio total después de aplicar impuestos y posibles descuentos.
Aparte de contar con todos estos datos, las facturas, con independencia de que sean electrónicas o en papel, deben garantizar tres aspectos esenciales. El primero de ellos la legibilidad de la factura, lo que en formato digital se garantiza. El segundo, la autenticidad del origen de la factura, es decir, certificar la identidad del obligado a expedirla y el emisor que puede ser la misma persona. Por último, la integridad del contenido de la factura, lo que viene a ser la garantía de que el contenido no se ha modificado.
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la proporciona de forma automática el programa informático que se utiliza para su creación. La autenticidad y la integridad se aseguran mediante firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido, el intercambio electrónico de datos EDI; medios que hayan sido comunicados a Hacienda de forma previa y hayan sido validados; controles de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, si permiten crear una pista de auditoria fiable que establezca conexión entre la factura y la entrega de los bienes o servicios.
Con todo esto se confeccionan las facturas electrónicas que, se suponen más seguras en cuestión de datos e información que las tradicionales. Al menos a ojos de Hacienda, puesto que se consideran más difíciles de manipular y alterar ya que se almacenan directamente en la base de datos correspondiente, en el momento de su expedición.
En facturación electrónica, podemos encontrarnos con dos tipos de factura. Por un lado, las facturas en formato estructurado. Aquellas que contienen datos y pueden generarse de forma automática por los sistemas de facturación del emisor y ser tramitadas por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del recepto. Este tipo de factura es la que interesa de cara a la facturación electrónica obligatoria.
El otro tipo de factura electrónica que podemos encontrar es la de formato no estructurado. Estas facturas son las que emiten programas informáticos diferentes o son archivadas de forma digital. Es decir, las facturas que se crean con programas como Excel, Word o un fichero de PDF, incluyendo facturas escaneadas. Este tipo de facturas, están abocadas a desaparecer antes de lo que imaginamos.
Una facturación que ofrece ventajas
Podemos asegurar que esta transición no va a ser tan fácil como parece. Pasar de factura en papel o PDF a factura electrónica implica hacer cambios, cambios que seguramente sean beneficiosos. La principal finalidad de este cambio, reside en simplificar el proceso de facturación para incrementar su agilidad. Al mismo tiempo, se pretende combatir el fraude fiscal, dado que aportaría mayor transparencia en las transacciones.
En consecuencia de estas pretensiones, el Ministerio de Hacienda ha desarrollado una lista, en la que incluye los beneficios que aporta pasarse a la facturación electrónica. Poniendo en valor las siguientes:
- Acortamiento de los ciclos de tramitación, cobro incluido.
- Reducción del error humano.
- Eliminación de los costes asociados a la impresión y el envío postal.
- Acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
- Reducción del espacio necesario para el almacenamiento.
- Mejora del servicio al cliente.
- Restricción del consumo de papel y su transporte, positivo para el medioambiente.
- Integración del proceso de facturación en los sistemas informáticos empresariales, automatizando la gestión en gran medida.
- Contribución a la modernización de la economía y el desarrollo de la Sociedad de la Información.
A la vista de estos beneficios, el propio Ministerio, matiza que, quedarán en nada en el caso de que no se superen con éxito retos como la adopción de pymes y autónomos de este tipo de facturación. A lo que hay que añadir la aceptación por parte de los clientes y la correspondiente interoperabilidad entre los sistemas de facturación electrónica a nivel nacional e internacional.
Para muchos esto puede parecer poco relevante. Sin embargo, pasarse a la facturación electrónica reviste cierta importancia, puesto que se reducen costes, proporciona un sistema más sostenible, permite la automatización y proporciona mayor eficacia operativa. Se trata por lo tanto, de un elemento que nos lleva hacia un futuro en el que los medios digitales, nos facilitan la vida. Un paso importante para la transformación digital de todo tipo de negocios y que para el Gobierno, constituye una herramienta para combatir la morosidad y el fraude.
Podemos decir que se trata de unos objetivos muy loables, sin embargo, hay que comprobar si será posible lograrlos mediante el impulso de la facturación electrónica, o será necesario algo más.
Toda esta información viene reflejada desde hace tiempo en diversas leyes y normativas. Uno de los textos más relevantes se encuentra en el Real Decreto 1629/2012 de 30 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las correspondientes obligaciones relativas a la facturación. No obstante, existen otros textos legales que hay que conocer a fondo en el caso de tener un negocio. Hablamos de la Ley Crea y Crece y TicketBai. Ambas mucho más recientes.
Respecto a la obligatoriedad de la facturación electrónica, podemos decir que a los profesionales, lo que más les preocupa es la cuestión de los plazos. Debemos hacer una diferencia en este punto, entre Administraciones Publicas y empresas o autónomos. Para las Administraciones Públicas y los negocios o autónomos que les prestan servicio, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, se aplica desde 2015.
En el caso de las empresas y autónomos, la citada Ley Crea y Crece, establece los plazos correspondientes a la obligación de expedir, remitir y recibir facturas a todas las empresas y autónomos en sus transacciones comerciales. La introducción a este tipo de facturación se llevará a cabo de forma gradual y escalonada, en función de la facturación total de cada empresa. La cuenta atrás no empezará hasta que se haya aprobado el reglamento de la ley, siendo de un año desde la misma, para empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros. Para los empresarios cuyo volumen será inferior, el plazo será de dos años.
Estableciendo plazos adicionales para empresas con facturación inferior a los seis millones, de tres años en este caso, siendo para autónomos de cuatro.
No podemos concluir este artículo sin recordar que la citada Ley Crea y Crece, propone sanciones para aquellas empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir la factura electrónica o, no permitan el acceso a sus facturas, por haber dejado de ser clientes.
En resumen, la facturación electrónica promete ser ventajosa en prácticamente todos los aspectos.
