Seguro que alguna vez has ido a un restaurante y el camarero te ha recogido la comanda en una especie de tablet. Cuando te has dirigido a la barra a pagar, te han cobrado con una pantalla táctil de ordenador. Es un sistema de funcionamiento cada vez más extendido. La informática está modernizando nuestra hostelería.
Nos cuentan los desarrolladores de Micrologic, una empresa de Olot (Girona) que lleva desde 1988 prestando soporte informático a PYME de todo tipo, que las soluciones informáticas en hostelería permiten una gestión integral de todo el negocio.
Estos software consiguen llevar un control actualizado del inventario y una gestión inmediata de las entradas y salidas de caja, ofreciendo informes diarios, semanales, mensuales y trimestrales. Lo cual ayuda a los restaurantes, no solo a no quedarse sin género, sino a presentar las cuentas exactas para hacer el pago trimestral de Hacienda.
Albert informatizó hace unos años su pequeña cadena de “Granjas” de Barcelona. Las “Granjas” son un tipo de cafeterías que hay en Cataluña que se dedican a servir desayunos y almuerzos. De hecho, algunas de ellas cierran a las tres de la tarde.
Bueno, Albert, heredó la “Granja” que siempre llevaron sus padres cerca del parque de El Clot, un barrio de Barcelona. Le fue tan bien el negocio, que abrió otro establecimiento similar en “La Sagrera” y cogió el traspaso de una cafetería-pastelería, con horno propio, en “Poble Nou”.
Se trata de tres barrios de la ciudad condal, que no están lejos los unos de los otros. Planificó su cadena de tal manera, que la cafetería de Poble Nou surtía de pan y bollería a los otros dos bares. Además, hacía la compra unitaria para los tres locales, de forma que le salía más económico. Aparte de atender con su cuñado la Granja de “El Clot”, él iba con su furgoneta, de arriba para abajo, abasteciendo a los tres establecimientos.
Recuerda los viejos tiempos, en los que se conectaban unas tiendas con las otras con el teléfono fijo. Después, empezaron a comunicarse por WhatsApp. Su móvil echaba humo de la cantidad de mensajes que recibía. Parecía la centralita del “Hospital Clinic”.
Finalmente, decidió cambiar las cajas registradoras por T.P.V. digitales, ordenadores, al fin y al cabo. Lo estaban haciendo las grandes cadenas de cafeterías, ¿por qué no lo iba a hacer también él? Lo que no esperaba es que aquel cambio le iba a impresionar como lo hizo.
Contrato a una empresa informática que le instaló un software de manera que los T.P.V. de los tres bares estaban interconectados. Vertían toda la información sobre un ordenador que tenía en “El Clot” en tiempo real. Nadie tenía que avisarle que se estaban quedando sin cruasanes en el bar de la Sagrera. Lo veía reflejado en la pantalla de su ordenador. Podía contemplar, por los movimientos de caja, cómo estaba yendo el día en cada uno de los locales.
Los TPV se comunicaban entre sí utilizando la línea de internet. Pero no era una línea abierta, solo tenían acceso al programa los trabajadores de la cadena. En una ocasión me dijo que le llamaban “intranet”, pero no hay que hacerle mucho caso. Albert es camarero, no informático.
Baste esta pequeña historia para poner de manifiesto como la informática está transformando el día a día en la hostelería. Para comprenderlo mejor, voy a hablar de dispositivos, hardware y software. Este artículo puede parecer un poco lioso, pero la intención que tengo con él, es la de ilustrar el papel que la informática cumple en la modernización de bares y restaurantes.
Los T.P.V.
Un T.P.V., Terminal de Punto de Venta, es un ordenador, al que se le puede colocar una pantalla táctil con sistema Android, el sistema operativo que utilizan los teléfonos móviles. Está conectado con un dispositivo electrónico a un cajón metálico como el que tienen las cajas registradoras.
Como todo ordenador, puede conectarse a internet y disponer de un teclado para realizar otras funciones propias de una computadora. La peculiaridad de los T.P.V. es el software de gestión que se introduce en él. Un programa informático en el que los empleados pueden entrar y salir por medio de una clave.
Nos cuenta el blog de hostelería Camarero 10 que el programa de los T.P.V. permite realizar cobros de caja, emitir facturas, imprimir tickets, actualizar inventarios, individualizar las ventas por operario, etc.
Por tanto, lo más interesante del T.P.V. no es la pantalla táctil, sino el software. El cual está recopilando toda la información y actualizándola continuamente. Controlando de forma informática toda una serie de procesos que antes se hacían de manera manual.
En cuanto a los dispositivos, existen dos tipos de T.P.V.: los compactos y los modulares.
En los compactos todos los elementos están integrados en el mismo aparato: la pantalla táctil, la impresora, el teclado (opcional según los modelos), la caja, etc. Se fabrica así pensando en la hostelería y en el comercio. Tienen la ventaja de que ocupan poco espacio. El problema es que si se rompe algunas de las partes, el T.P.V. queda inoperativo.
Los modulares, como su propio nombre indica, están formados por módulos interconectados por cables o por wifi. Permiten diversificar las tareas. Por ejemplo, si colocamos una impresora en la cocina, las comandas que se introduzcan en el T.P.V. de la barra, genera un ticket donde queda reflejado el pedido, sin necesidad de que el camarero se pase por la cocina a dejar la nota.
Comanderos electrónicos.
Si el T.P.V. es un ordenador, el comandero que llevan los camareros es un dispositivo inalámbrico que funciona por wifi como una tablet.
Comenta la revista digital Economía de Hoy que un restaurante con comanderos electrónicos puede aumentar su facturación hasta en un 9%. La razón es muy sencilla, estos dispositivos agilizan la atención a las mesas ahorrándose en cada servicio hasta 45 minutos de tiempo. Disminuyendo los pasos que tiene que dar un camarero hasta en un 30%.
Los comanderos están conectados con el TPV que hay en la barra y con una impresora que se encuentra en la cocina. Cuando un camarero recoge un encargo en una mesa, nada más hacer clic en un botón de la pantalla, imprime la comanda en la impresora de la cocina. Sin moverse de la sala, ha hecho llegar el pedido, por lo que inmediatamente puede tomar nota a otra mesa.
Con el software que utilizan algunos restaurantes, al enviar la comanda desde el comandero, se abre un archivo en el T.P.V. central con el número de la mesa, donde quedan registradas todas las consumiciones que toman los comensales.
Con estos dispositivos electrónicos se pueden atender más personas en menos tiempo. Esto también favorece que las mesas se vacíen antes, y se puedan llenar en más ocasiones, aumentando considerablemente el número de comidas que se sirven en cada turno.
Los comanderos también reducen la posibilidad de errores. Al emitirse un solo ticket por comanda desaparece el riesgo de las comandas duplicadas. Como el ticket de cocina está impreso con letra de ordenador, los cocineros no tienen que interpretar lo que el camarero ha escrito a bolígrafo en la nota de servicio, lo que da lugar a menos equivocaciones en la preparación de los platos.
Software de gestión.
Aunque ya hemos hablado de él cuando comentamos el tema de los T.P.V., vale la pena detenernos un poco más en analizarlo, ya que es la columna vertebral de la digitalización de un negocio de hostelería. Sin un buen software de gestión, las funcionalidades de los dispositivos electrónicos que se adquieran pueden llegar a ser bastante limitadas.
Los software que en la actualidad se están desarrollando para la hostelería tienen un diseño flexible. Están creados con código abierto. Esto significa que se pueden ir modificando sobre la marcha.
Permiten al usuario, el trabajador o el propietario del restaurante, configurar la carta, cambiar el menú, personalizar el formato de los tickets y de las facturas. Todo eso sin tener ni idea de programación. A través de un C.M.S., lenguaje de gestión de contenidos, bastante amigable y sencillo. Parecido al que utiliza una página web de Word Pres.
Estos software, además, pueden ser actualizados por medio de plug-ins y programas complementarios que aumentan las prestaciones del sistema informático, logrando mantenerlo siempre al día, atendiendo a las necesidades del establecimiento.
Por ejemplo, se puede agregar un programa para que los trabajadores fichen a la entrada y salida de su puesto de trabajo, creando un historial de entradas que genere un informe que se pueda imprimir actualizado, en el hipotético caso de que en el establecimiento se persone un inspector de trabajo. De esta forma, el establecimiento cumple con las exigencias legales en materia de control de jornada laboral.
Los programas de gestión llevan adelante un eficaz control de inventario, presentando alarmas en el momento en el que un producto se está quedando sin existencias.
Otro de los aspectos interesantes de estos software es la interconexión de dispositivos, incluso entre aquellos que se encuentran en diferentes ubicaciones y locales físicos, Facilitando la dirección de la empresa y la toma de decisiones. La informática dentro de la hostelería no es el futuro. Ya es el presente.
